Rechnungen von Lieferanten erfasst du unter „Einkauf“. Mit dem Smart-Beleg musst du dabei kaum etwas abtippen: Finox liest den QR-Code und den Text der PDF-Rechnung und füllt die Angaben für dich vor.
1. Beleg hochladen
Klick in der Liste der Lieferantenrechnungen auf „Aus Beleg“ und wähl die Datei aus: eine PDF-Rechnung oder ein Foto, PDF, JPG, PNG oder WEBP, max. 15 MB. Auf dem Handy kannst du die Rechnung auch direkt fotografieren. Finox zeigt „Beleg wird gelesen …“.
Fotos vom iPhone wandelt das iPhone beim Auswählen selbst in JPG um. Ziehst du eine HEIC-Datei am Computer in Finox, wird sie zwar gespeichert, aber nicht gelesen.
2. Was der Smart-Beleg liest
- QR-Code, auch auf einem Handyfoto der Rechnung: Lieferant, Zahlbetrag, Währung, IBAN und Zahlungsreferenz.
- Text aus PDF-Rechnungen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag und MWST.
Finox füllt nur leere Felder. Bei jedem Feld steht, woher der Wert kommt („aus QR-Rechnung“ oder „aus PDF-Text“). Weichen QR-Code und PDF voneinander ab, zeigt Finox beide Werte unter „Abweichungen zum Beleg“, und du entscheidest, welchen du übernimmst.
💡 Wichtig: Text auf Fotos und gescannten PDFs liest Finox nicht, es gibt keine Texterkennung. Hat ein Foto keinen QR-Code, meldet Finox „Kein QR-Code gefunden – bitte Angaben ergänzen“, und du trägst die Angaben von Hand ein. Der Beleg bleibt trotzdem angehängt.
3. Prüfen
Was Finox vorausfüllt, prüfst du mit dem Beleg. Finox hilft dir dabei:
- Lieferant: Finox erkennt ihn an UID, IBAN oder Namen, macht einen Vorschlag oder bietet „Neu anlegen“ an. Wie das genau geht, steht unter Lieferant aus dem Beleg erkennen.
- Neue oder abweichende IBAN: Finox warnt dich. Frag vor dem Zahlen am besten telefonisch beim Lieferanten nach, so beginnen viele Betrugsfälle.
- Doppelt erfasst? Gibt es schon eine Lieferantenrechnung mit derselben Rechnungsnummer vom selben Lieferanten oder mit derselben IBAN und Referenz, erscheint „Mögliche Doppelerfassung“ mit einem Link zur ersten Rechnung. Das ist eine Warnung, kein Verbot.
- Guthaben abgezogen: Ist auf der Rechnung ein Guthaben oder ein Betrag aus dem Vormonat verrechnet, zeigt Finox das Rechnungstotal laut Beleg und den erfassten „Zahlbetrag“. Mit „… als Betrag übernehmen“ setzt du das Total als Betrag, der Zahlbetrag bleibt.
- Schon bezahlt: Steht auf dem Beleg ein Zahlbetrag von 0.00, zeigt Finox „Laut Beleg bereits bezahlt“. Nach dem Freigeben markierst du die Rechnung mit „Als bezahlt markieren“.
4. Kategorie wählen
Unter „Kategorie“ ordnest du die Ausgabe ein, zum Beispiel „Miete“ oder „Informatik / Software / Hosting“. Finox merkt sich die Kategorie beim Freigeben pro Lieferant und setzt sie bei seiner nächsten Rechnung automatisch ein. Lässt du das Feld leer, erscheint die Rechnung später beim Jahresabschluss unter „Zu prüfen“.
5. Zahlungsart
Unter „Zahlungsart“ wählst du „Überweisung“, „Bar“, „PayPal“, „Karte“ oder „Lastschrift“. Steht auf dem Beleg zum Beispiel, dass der Betrag abgebucht wird, füllt Finox die Zahlungsart vor. Bei „Bar“ ist die Rechnung nach dem Freigeben automatisch bezahlt, über deine Kasse und mit dem Rechnungsdatum als Zahldatum. Dafür brauchst du eine Kasse, siehe Bankkonten und Kasse einrichten.
6. Freigeben
Solange die Lieferantenrechnung ein Entwurf ist, zählt sie noch nicht in Auswertungen, Exporten und der MWST. Mit „Freigeben“ setzt du sie auf „Offen“. Danach sind Lieferant, Referenz, Datum, Betrag und MWST gesperrt, und die Rechnung lässt sich nicht mehr löschen, nur noch stornieren. Brauchst du doch eine Änderung, holst du sie mit „Erneut bearbeiten“ zurück.
Auch der Beleg ist dann geschützt: Löschen geht nicht mehr, du kannst nur eine „Neue Version hochladen“. Die früheren Versionen siehst du unter „Versionen“. Rechnungen, denen noch ein Beleg fehlt, findest du in der Liste mit dem Filter „Ohne Anhang“.
7. Bezahlen und abgleichen
Überweisungen bezahlst du mit einer Zahlungsdatei für dein E-Banking, siehe Lieferanten bezahlen. Importierst du danach den Kontoauszug, ordnet Finox die Belastungen den Lieferantenrechnungen zu und markiert sie als bezahlt, siehe Kontoauszug importieren.
Wenn das Hochladen lange dauert
Antwortet der Speicher langsam, erscheint nach 15 Sekunden „Der Speicher antwortet gerade langsam – wir versuchen es weiter.“ Lass das Fenster offen, Finox versucht es selbst weiter. Klappt es nicht, meldet Finox, dass der Beleg nicht gespeichert wurde. Klick dann auf „Erneut versuchen”.
💡 Gut zu wissen: Einkauf ist ab dem Solo-Plan enthalten. Belege liegen in der Schweiz, jeder Zugriff auf eine Belegdatei wird protokolliert.