Erfasst du eine Lieferantenrechnung „Aus Beleg“ (siehe Lieferantenrechnung mit Smart-Beleg erfassen), sucht Finox den Lieferanten in deinen Kontakten. Eingesetzt wird er nur, wenn genau ein Kontakt passt. Sonst bekommst du einen Vorschlag oder wählst selbst.
1. Automatisch erkannt
Finox setzt den Lieferanten direkt ein:
- QR-Rechnung: über die IBAN im QR-Code oder über den Namen des Zahlungsempfängers.
- PDF-Rechnung: über die UID / MWST-Nr. oder die IBAN im Text. Die UID erkennt Finox in jeder üblichen Schreibweise, zum Beispiel „CHE-123.456.789 MWST“ oder „CHE123456789“.
Passen mehrere Kontakte, setzt Finox keinen ein. Dann wählst du unter „Lieferant wählen“ selbst.
2. Vorschlag aus dem Beleg
Ohne UID und IBAN schaut Finox, ob der Name eines deiner Kontakte auf dem Beleg steht. Dann steht beim Lieferanten ein Hinweis:
- „Laut Beleg: …“ mit dem Knopf „… zuordnen”, wenn der Absender auf dem Beleg gleich heisst wie ein Kontakt.
- „Vorschlag: … – übernehmen?“ mit „Übernehmen”, wenn der Name eines Lieferanten irgendwo im Text steht („Der Name steht im Beleg.“). Die Rechtsform zählt dabei nicht: „Muster AG” findet auch „Muster“.
Ein Vorschlag wird nie von selbst eingesetzt. Prüf ihn kurz, bevor du ihn übernimmst.
3. UID und IBAN beim Kontakt speichern
Hast du einen Lieferanten zugeordnet und kennt sein Kontakt die UID oder die IBAN vom Beleg noch nicht, fragt Finox einmal nach, zum Beispiel „UID … bei … speichern?“. Mit „Ja, speichern” erkennt Finox den nächsten Beleg dieses Lieferanten automatisch. Mit „Nein“ bleibt der Hinweis „Beim Kontakt speichern“ beim Feld stehen, und du kannst es später nachholen.
Eine UID, die beim Kontakt schon steht, überschreibt Finox nie.
4. Neuen Lieferanten anlegen
Steht der Lieferant noch nicht in deinen Kontakten, zeigt Finox „Laut Beleg: … – noch nicht in den Kontakten.“ Klick auf „Neu anlegen”: Das Fenster „Neuer Lieferant aus dem Beleg“ ist mit den Angaben vom Beleg ausgefüllt, zum Beispiel Adresse, UID und IBAN. Eine IBAN aus dem Beleg ist mit „aus Beleg – bitte prüfen“ markiert. Prüf die Angaben und klick auf „Speichern und zuordnen“.
Gibt es schon einen Kontakt mit gleichem Namen, gleicher UID / MWST-Nr. oder gleicher IBAN, zeigt Finox das gleich beim Öffnen an: „Es gibt bereits …“. Mit „Diesen verwenden” ordnest du den bestehenden Kontakt zu, statt einen doppelten anzulegen.
5. Andere IBAN als beim Lieferanten
Steht auf dem Beleg eine andere IBAN als beim Kontakt, warnt Finox: „IBAN weicht vom Kontakt ab“. So beginnen viele Betrugsfälle. Frag vor dem Zahlen beim Lieferanten nach, am besten telefonisch und nicht über die Angaben auf der Rechnung. Unter „Zahlungsaufträge“ kommt eine solche Rechnung nur mit deiner Bestätigung in die Zahlungsdatei („Bestätigt – aufnehmen“).
💡 Gut zu wissen: Einkauf ist ab dem Solo-Plan enthalten. Wie du die Rechnung danach bezahlst, steht unter Lieferanten bezahlen.