Wann Finox mahnt, welche neue Zahlungsfrist gilt und ob eine Gebühr dazukommt, legst du einmal pro Firma fest. Diese Einstellungen gelten dann für alle Rechnungen.
1. Einstellungen öffnen
Klick in der Seitenleiste unten links auf „Einstellungen“ und dann auf die Karte „Mahnwesen“. Ändern können die Einstellungen nur Inhaber und Admins.
2. Die drei Stufen festlegen
Finox mahnt in drei Stufen: „Zahlungserinnerung“, „Mahnung 1“ und „Mahnung 2“. Für jede Stufe stellst du drei Werte ein:
- „Auslösen nach“ — wie viele Tage gewartet wird. Bei der Zahlungserinnerung zählen die Tage ab Fälligkeit der Rechnung, bei Mahnung 1 und 2 ab der vorherigen Mahnung.
- „Neue Zahlungsfrist“ — wie viele Tage der Kunde nach dieser Mahnung Zeit zum Zahlen hat.
- „Gebühr (CHF)“ — eine Mahngebühr, die zum offenen Betrag dazukommt.
Voreingestellt sind: Zahlungserinnerung 3 Tage nach Fälligkeit mit 7 Tagen Frist, Mahnung 1 und 2 je 14 Tage nach der vorherigen Mahnung mit 14 Tagen Frist, keine Gebühren.
Löst eine Stufe aus, bevor die Frist der vorherigen abgelaufen ist, warnt dich Finox. Mit „Speichern“ übernimmst du die Werte.
Mahngebühren — nur wenn vereinbart
Mahngebühren darfst du nur verlangen, wenn sie mit dem Kunden vereinbart sind, zum Beispiel in deinen AGB oder im Rechnungstext. Verlangst du eine Gebühr, rechnet Finox sie in den Betrag des QR-Einzahlungsscheins auf der Mahnung ein. Die Rechnung gilt erst als bezahlt, wenn auch die Gebühren beglichen sind.
3. Ablauf prüfen
Die Karte „Ablauf“ zeigt dir an einer Beispielrechnung als Zeitstrahl, wann welche Stufe ausgelöst wird, bis wann der Kunde zahlen muss und welche Gebühr anfällt. Unter „Mahntexte ansehen“ siehst du die Texte in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Die Mahnung geht jeweils in der Sprache des Kontakts hinaus. Die Texte selbst sind fest vorgegeben und lassen sich nicht bearbeiten.
4. Automatisch mahnen — Standard für neue Rechnungen
Mit dem Schalter „Neue Rechnungen automatisch mahnen“ bestimmst du, ob bei neuen Rechnungen das automatische Mahnen von Anfang an eingeschaltet ist. Ab Werk ist er aus. Bestehende Rechnungen bleiben, wie sie sind. Pro Rechnung kannst du es jederzeit im Tab „Mahnungen“ ein- oder ausschalten — mehr dazu unter Eine Mahnung versenden.
💡 Gut zu wissen: Das Mahnwesen ist ab dem Solo-Plan enthalten. Gemahnt wird nur, wenn der Kontakt eine E-Mail-Adresse hat — sonst bekommt der Inhaber eine Benachrichtigung.