Wenn eine Rechnung überfällig ist, muss niemand von Hand eine Mahnung anstossen — Finox kann das automatisch für dich übernehmen. Du kannst aber auch jederzeit selbst die nächste Stufe sofort verschicken.
1. Mahnstatus aktivieren
Öffne eine Rechnung und wechsle zum Tab „Mahnungen“. Dort aktivierst du den Schalter „Mahnstatus“ — solange er aktiv ist, verschickt Finox Zahlungserinnerung und Mahnungen automatisch per E-Mail, sobald die jeweilige Frist erreicht ist. Für jede Stufe siehst du, wann sie verschickt wird bzw. wurde und an welche E-Mail-Adresse.
2. Nächste Mahnung sofort senden
Willst du nicht auf die Frist warten, klickst du auf den Knopf für die nächste Stufe, zum Beispiel „Mahnung 1 jetzt senden“. Finox zeigt dir vorher, an welche Adresse sie geht, welche neue Zahlungsfrist gilt und welche Gebühr anfällt. Mit „Jetzt senden“ geht sie sofort raus. Den Knopf sehen Inhaber und Admins.
3. Wenn die E-Mail-Adresse fehlt
Hat der Kontakt keine E-Mail-Adresse, steht im Tab „Kontakt ohne E-Mail“ und der Sende-Knopf ist gesperrt. Ergänze die Adresse im Kontakt — danach geht es normal weiter. Auch beim automatischen Mahnen gilt: Kann eine Mahnung nicht versendet werden, bleibt die Mahnstufe unverändert und der Inhaber bekommt eine Benachrichtigung.
4. Verlauf einsehen
In der Tabelle „Bisherige Mahnungen“ siehst du alle bereits versendeten Erinnerungen und Mahnungen mit offenem Betrag, Zeitraum und Versanddatum — zu jeder gehört ein PDF-Symbol, über das du das versendete Dokument öffnen kannst.
💡 Gut zu wissen: Das Mahnwesen ist ab dem Solo-Plan enthalten. Fristen und Gebühren stellst du unter Mahnwesen einrichten ein.