Sobald dein bexio-Konto verbunden ist, übernimmt Finox deine bestehenden Daten — normalerweise in wenigen Minuten.
Die beste Reihenfolge: Kontakte → Artikel → Offerten → Aufträge → Rechnungen. Offerten, Aufträge und Rechnungen brauchen ihren Kontakt — fehlt er, wird der Beleg übersprungen. Und mit den Aufträgen zuerst sind beim Rechnungs-Import die Aufträge mit Wiederholung schon da, denen Finox die Rechnungen zuordnet.
1. Datentyp wählen
Unter Einstellungen → bexio-Import stehen die Schritte in dieser Reihenfolge, nummeriert von 1 bis 6: „Kontakte importieren“, „Artikel importieren“, „Offerten importieren“, „Aufträge importieren“, „Rechnungen importieren“ und zuletzt „Original-PDFs aus bexio“. Jeder der fünf Importe läuft für sich.
2. Vorschau prüfen
Finox zeigt dir eine Tabelle aller gefundenen Einträge mit Status-Markierung: „Neu“ für Einträge, die noch nicht existieren, „Bereits vorhanden“ für bereits importierte, und bei Belegen zusätzlich „Kein Kontakt“, falls der zugehörige Kontakt noch fehlt — diese Belege werden übersprungen, bis du zuerst die Kontakte importierst. Bei Rechnungen zeigt „Update verfügbar“, dass sich in bexio inzwischen etwas geändert hat, zum Beispiel der Status oder das Zahlungsdatum.
3. Import bestätigen
Über den Knopf mit der Anzahl neuer Einträge (z. B. „12 importieren“) startest du den Import, nach einer kurzen Sicherheitsabfrage. Bereits vorhandene Einträge werden übersprungen. Rechnungen mit „Update verfügbar“ aktualisierst du über den Knopf „… aktualisieren“.
4. Ergebnis kontrollieren
Nach Abschluss meldet dir Finox, wie viele Einträge importiert und wie viele übersprungen wurden. Über „… öffnen“ kommst du zur passenden Übersichtsseite — dort lohnt sich ein Stichprobencheck.
Nummern laufen nahtlos weiter
Weicht das Nummernformat in bexio von deinen Einstellungen ab, fragt Finox nach dem Import von Offerten, Aufträgen oder Rechnungen: „Nummernformat von bexio übernehmen?“ Mit „Ja, übernehmen” geht es nahtlos mit der nächsten bexio-Nummer weiter. Haben die neuesten Nummern in bexio kein einheitliches Format, siehst du stattdessen „Nummernformat bitte prüfen“ und stellst das Format unter Einstellungen → Nummerierung selbst ein.
Dort zeigt dir „Nächste Nummer“, welche Nummer Finox beim nächsten Beleg vergibt: die höchste bestehende im gleichen Format + 1.
Aufträge mit Wiederholung
Hat ein Auftrag in bexio eine Wiederholung, übernimmt Finox sie mit Art, Intervall, Start und Ende. Beim Auftrag steht dann „Aus bexio übernommen“.
- Rechnungen werden zugeordnet: Nach jedem Import ordnet Finox die importierten Rechnungen den passenden Aufträgen mit Wiederholung zu. Im Belegfluss sind sie mit „Automatisch zugeordnet“ markiert. Unklare Fälle bleiben unverknüpft.
- Nächste Ausführung: Finox berechnet sie aus der Wiederholung in bexio und schiebt sie hinter die Perioden, die schon eine Rechnung haben.
- Nur Entwürfe, nichts wird verschickt: „Rechnung automatisch erstellen“ ist nach dem Import aus, bis du es einschaltest. Auch dann erstellt Finox am Fälligkeitstag nur einen Entwurf — verschickt wird nichts automatisch.
- Stornierte Aufträge kommen ohne laufende Wiederholung.
⚠️ Beende die Wiederholungen in bexio. Sonst erstellen bexio und Finox beide weiter Rechnungen, und deine Kundschaft bekommt sie doppelt.
Original-PDFs aus bexio
Zu jeder importierten Rechnung, Offerte und jedem Auftrag lädt Finox das PDF, das bexio erstellt hat, und speichert es unveränderlich als Original. Das passiert automatisch mit jedem Import: Die Vorschau zeigt „Zu jedem Beleg wird das Original-PDF aus bexio mitgeladen.“, nach dem Import siehst du den Fortschritt, am Ende „Alle Original-PDFs geladen.” Startest du einen Import, während noch geladen wird, holt Finox die neuen Belege am Ende mit.
Massgeblich ist das Original aus bexio — das PDF aus Finox ist nur eine Ansicht. Beim Beleg findest du es unter „Original (bexio)“ mit dem Knopf „Original (bexio) herunterladen”. Verschickst du einen solchen Beleg per E-Mail, hängt Finox das Original an. Die Originale sind auch im ZIP des Datenexports enthalten.
Den Stand siehst du unter Einstellungen → bexio-Import im Schritt 6 „Original-PDFs aus bexio“, zum Beispiel „409 von 409 geladen“ oder „12 fehlen“. Auf dieser Seite holst du mit „Original-PDFs aus bexio nachladen“ die PDFs zu früher importierten Belegen. Sind schon alle da, heisst der Knopf „Erneut prüfen“.
Einzelne PDFs können beim Laden übersprungen werden, zum Beispiel wenn bexio oder der Speicher kurz nicht antwortet. Die übersprungenen Belege stehen mit Grund in einer Liste. Klick dann auf „Erneut versuchen“: Finox holt nur die fehlenden, nichts wird doppelt gespeichert.
Lade die Original-PDFs fertig, bevor du bexio kündigst — und bevor du die Verbindung trennst.
Was nicht übernommen wird
Der Import holt Kontakte, Artikel, Offerten, Aufträge und Rechnungen samt deren Zahlungen. Nicht übernommen werden unter anderem:
- die Buchhaltung (Buchungen, Kontenplan, Abschlüsse)
- Lieferantenrechnungen — Finox liest sie nur, um Lieferanten zu erkennen
- Bankkonten und Banktransaktionen
- Dateien und Belege, die du in bexio hochgeladen hast
- Mahnungen
- bei den Positionen alles ausser Artikel- und freien Positionen, z. B. Textzeilen, Zwischensummen und Rabatte — massgeblich bleibt das Original-PDF
Was du davon noch brauchst, exportierst du vor der Kündigung separat in bexio.
Firmen und Lieferanten
Bei Firmenkontakten übernimmt Finox den Firmennamen ins Feld „Firma“ und einen allfälligen Namenszusatz ins Feld „Firmennamen-Zusatz“.
Lieferanten erkennt Finox auf zwei Wegen: über eine Kontaktgruppe in bexio, die zum Beispiel „Lieferanten“ heisst, oder über die Lieferantenrechnungen in bexio. Solche Kontakte werden in Finox als „Lieferant“ markiert. Die Vorschau zeigt dir, woher Finox die Information hat.
Bereits importierte Kontakte abgleichen
Hast du Kontakte schon früher aus bexio importiert, kann Finox sie nachträglich korrigieren. Öffne dafür den Kontakte-Import. Gibt es etwas anzupassen, siehst du eine Karte „… bestehende bexio-Kontakte korrigieren“. Über „Änderungen ansehen“ prüfst du, was sich ändert, mit „Übernehmen“ wendest du es an.
Der Abgleich füllt nur Lücken: Er trägt fehlende Firmennamen und Namenszusätze nach, entfernt einen Firmennamen, der fälschlicherweise im Feld „Nachname“ steht, und markiert Lieferanten. Was du in Finox selbst erfasst hast, bleibt unverändert.
💡 Gut zu wissen: Dein bexio-Konto bleibt beim Import unberührt — Finox liest nur, es verändert oder löscht nichts in bexio. Der Import ist in allen Plänen enthalten. Übernommene Wiederholungen erstellen Rechnungen erst ab Solo — im Free-Plan trägt die Wiederholung das Badge „Solo“. Original-PDFs nachladen und das Nummernformat übernehmen können Inhaber und Admins.